Paretos Principle: de regel om direct meer rust te krijgen

In 2019 hadden 1,3 miljoen Nederlandse werknemers burn-outklachten. Hiervan gaf 37 procent aan dat werkdruk of werkstress de oorzaak was (TNO, 2020). Schokkende cijfers, zeker omdat ik als arbeids- en organisatiepsycholoog weet dat werk juist zingeving, socialisatie, persoonlijke ontwikkeling en bezieling kan bieden. Ook in mijn werk als coach zie ik veel mensen die gebukt gaan onder de drukte. Veel mensen denken alle ballen tegelijk in de lucht te moeten houden, zowel op werk als daarbuiten. In deze blog leg ik uit wat Pareto’s Principle of Paretos Principle is en hoe dit jou kan helpen om meer ruimte vrij te maken. 

De oorsprong van Paretos Principle

In 1897 schreef de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto iets opmerkelijks in zijn onderzoek naar vermogensverdeling in Italië; namelijk dat 80 procent van het land in bezit was van slechts 20 procent van de populatie. Deze scheve verdeling werd de basis voor het fenomeen wat we tegenwoordig Paretos Principle noemen. Verantwoordelijk voor deze naamgeving is de zakenman Joseph Juran¹.

Joseph Juran (1954) ontdekte in zijn contact met honderden verschillende leiders en managers, dat zo’n scheve verdeling in veel verschillende gebieden van business te zien is. Juran poneerde de “vital few and trivial many” later zelfs als een van de universele wetten van de (fysieke) wereld, omdat het zo breed observeerbaar is.

Hoewel de 80/20 regel, zoals Partetos Principle vaak wordt genoemd, geen exacte wetenschap is (i.e., soms is het 75/25, 90/10 en 95/5) is de boodschap ‘een klein percentage elementen veroorzaken een groot percentage effecten’ wel een universele wet die je kunt observeren (o.a. in Juran, 1954; Juran 1974; Rooney, 2002).

• Een klein percentage van bugs in een computersysteem veroorzaken het merendeel van crashes 
• Een paar klanten zijn verantwoordelijk voor het merendeel van klachten, verlies en retourzendingen.
• Slechts sommige beslissingen zijn verantwoordelijk voor het grootste effect in een bedrijf. 
• Een klein deel van het aanbod van de producten in een winkel genereert het merendeel van de omzet. 
• Etc.

Hoe je Paretos Princple kunt inzetten

De conclusie is dat slechts een kleine groep belangrijke factoren leidt tot grote effecten. Een concrete boodschap die je hieruit kunt meenemen is dat je niet alles op de rit hoeft te hebben. Als je je focust op die dingen die een groot effect hebben, dan maakt de rest minder uit. Denk maar eens na over je eigen leven.

• Zou je liever een paar beste vrienden regelmatig zien of alle tijd verdelen over iedereen die jij kent?
• Zou je liever veel tijd besteden aan je favoriete paar hobby’s of je tijd verdelen over een heleboel hobby’s? 
• Draag je jouw favoriete kleren het liefste elke dag?

Ik weet zeker dat je jezelf nog veel meer van dit soort vragen kunt stellen, waar uit het antwoord blijkt dat een klein percentage van iets de grootste positieve effecten heeft. Dit betekent dat als jij op werk de essentiële zaken kan onderscheiden van de ruis, je praktisch dezelfde resultaten kunt bereiken met veel minder tijd en energie.  

Praktische tips voor Paretos Principle

Hoe kun jij deze regel praktisch toepassen?

1. Maak een lijst van alle taken die je denkt te moeten doen voor jouw project of werk.
2. Zet deze lijst op volgorde van belang. Vragen die je hierbij aan jezelf kunt stellen zijn: – ‘Wat is de uitkomst van deze taak?’
   – ‘Wat is het nadeel (of wie wordt benadeeld) als de taak niet gebeurt?’
   – ‘Als ik, van alle taken, alleen deze taak zou uitvoeren, wat zou dan de impact zijn?’
3. Zet een streep op 20% van de bovenste taak van de lijst. 
4. Focus alleen op wat boven de streep staat. Begin bovenaan de streep en werk naar onder toe.
5. Bonus tip: elke keer als je de bovenste taak hebt uitgevoerd kijk je nog een keer naar de lijst. Is er door het afronden van jouw taak iets veranderd in prioriteiten? Is de rest überhaupt nog nodig?

Maak gebruik van een journal

Door dagelijks naar deze stappen te kijken leer je om op basis van prioriteit te leven. Ik maakte een journal die jou helpt om dagelijks Pareto´s Principle toe te passen.

Pareto´s Principle in je privé leven

Ook in je privéleven kun je de 80/20 regel toepassen. Vooral wanneer je het gevoel hebt dat je alle ballen tegelijkertijd hoog moet houden. Maak dan eens een lijst van al die ballen, vergeet me-time niet, en orden ze op basis van wat jou het gelukkigst maakt. Focus eens een tijdje op die 20% aan de bovenkant en kijk wat dit met je doet. 

Zo houd je niet alleen veel energie over van dag-tot-dag, maar besteed je die energie en tijd ook nog eens aan de dingen die jou het meest gelukkig maken. Win-win!

¹ Overigens heeft Juran zelf later heeft aangegeven dat deze naam niet correct is. Omdat Pareto’s observaties puur op economie en vermogen draaiden. En Juran het universeel heeft toegepast op allerlei observaties.Daarnaast waren er voor Pareto ook al mensen die dit effect observeerden en beschreven. Toch lijkt het erop dat Pareto’s principle de de facto naam zal blijven voor deze 80/20 regel (Juran, 1974).

Referenties

Craft, R. C., & Leake, C. (2002). The Pareto principle in organizational decision making.

Management Decision, 40(8), 729–733. https://doi.org/10.1108/00251740210437699

Juran, J. M. (1954). Universals in Management Planning and Control. Management Review,

1954, 7484–7761.

Juran, J. M. (1974). The Non-Pareto Principle; Mea Culpa. Juran Institute, 1–4.

---